Gambar tanda tangan yang tersebar di internet berisiko disalahgunakan untuk memalsukan dokumen tanpa sepengetahuan pemiliknya. Penggunaan tanda tangan digital bersertifikat dapat membantu mencegah pemalsuan serta memastikan keaslian dan keabsahan dokumen secara lebih aman.

Seorang staf menemukan surat keterangan yang beredar di grup pesan. Nama dan tanda tangan direkturnya tercantum di bawah. Masalahnya, direktur itu tidak pernah menandatangani surat tersebut. Yang dipakai hanya gambar tanda tangan yang diambil dari dokumen lain.

Membantahnya ternyata jauh lebih sulit daripada dugaan banyak orang. Pihak yang dirugikan harus membuktikan bahwa tanda tangan itu bukan miliknya. Beban itu berpindah ke korban, bukan ke pihak yang menyebarkan.

Pencegahannya justru terletak pada kebiasaan sehari-hari. Keputusan untuk Buat Tanda Tangan Digital bersertifikat memindahkan dasar keabsahan dari tampilan ke sistem. Sebelum sampai ke sana, ada baiknya memahami dari mana kebocoran itu bermula.

Dari Mana Gambar Tanda Tangan Itu Biasanya Diambil

Sumber yang paling sering terlupakan

Kebocoran jarang terjadi karena peretasan. Umumnya justru dari dokumen yang sengaja dibagikan oleh pemiliknya sendiri. Memotong satu bagian dari berkas PDF hanya butuh beberapa detik.

Beberapa sumber berikut paling sering menjadi pintu masuknya:

• Dokumen resmi yang diunggah ke situs sebagai lampiran publik

• Surat keterangan atau invoice yang diteruskan ke banyak penerima

• Unggahan media sosial yang memperlihatkan kontrak atau piagam

• Berkas lamaran kerja yang dikirim ke banyak perusahaan sekaligus

Keempatnya tampak tidak berbahaya saat dilakukan. Risikonya baru muncul berbulan-bulan kemudian, tanpa jejak siapa pengambilnya.

Satu pola layak dicatat di sini. Dokumen yang beredar paling luas justru bukan dokumen rahasia, melainkan dokumen rutin. Karena rutin itulah kewaspadaan terhadapnya paling rendah.

Kebiasaan Kantor yang Menyimpan Risiko Besar

Folder berisi tanda tangan pimpinan

Ada satu kebiasaan yang sangat umum dan jarang dipersoalkan. Bagian administrasi menyimpan berkas gambar tanda tangan pimpinan di komputer kerja. Alasannya praktis, karena pimpinan sering bepergian dan dokumen harus segera keluar.

Risikonya baru terasa ketika terjadi perselisihan internal. Siapa pun yang pernah mengakses komputer itu bisa memakainya. Tidak ada catatan siapa menempelkan dan untuk dokumen apa. Keadaan seperti ini menyulitkan pemeriksaan di kemudian hari.

Jalan keluarnya bukan sekadar menambah aturan internal. Penandatanganan yang memakai tanda tangan elektronik menghapus kebutuhan menyimpan gambar. Pimpinan dapat menyetujui dokumen dari mana pun tanpa menitipkan berkas apa pun.

Mengapa Membantah Gambar Tanda Tangan Itu Sulit

Beban pembuktian yang berpindah

Di sinilah persoalan teknisnya mengemuka. Pembuktian tanda tangan palsu umumnya tidak cukup dengan pengamatan mata. Pemeriksaannya dilakukan secara ilmiah oleh laboratorium forensik kepolisian.

Pemeriksa membandingkan dokumen yang dipersoalkan dengan dokumen pembanding yang sah. Yang dinilai antara lain tekanan goresan, arah penulisan, dan ciri khas penandatangan. Prosesnya menuntut kelengkapan bahan pembanding dan waktu yang tidak singkat.

Hambatan yang jarang diketahui

Ada satu syarat yang membuat banyak kasus mandek. Pemeriksaan forensik menuntut dokumen asli, bukan fotokopi maupun hasil pindaian. Pada dokumen yang hanya ditempeli gambar, goresan aslinya memang tidak pernah ada.

Akibatnya pembuktian berpindah ke jalur lain yang lebih berliku. Pemalsuan dokumen tetap merupakan tindak pidana menurut kitab undang-undang hukum pidana. Ancamannya pidana penjara paling lama enam tahun atau pidana denda. Namun unsur kerugian harus terbukti lebih dulu, dan itu memakan waktu.

Langkah Mengurangi Peredarannya

Pada dokumen yang akan dipublikasikan

Pencegahan paling murah justru paling sering dilewatkan. Untuk dokumen yang memang akan dipublikasikan, pertimbangkan menutup area tanda tangannya. Keabsahannya tetap bisa dinyatakan melalui keterangan tertulis.

Cara ini sudah lazim dipakai pada dokumen pengadaan dan laporan publik. Pembaca tetap memperoleh isinya, sementara bagian yang sensitif tidak ikut tersebar.

Perlu diingat juga satu hal. Menutup area gambar tanda tangan tidak mengurangi keaslian dokumennya. Yang hilang hanya tampilan goresannya, sementara isi dan pengesahannya tetap utuh.

Urutan pencegahan yang disarankan

1. Berhenti mengirim dokumen penting dalam bentuk gambar atau tangkapan layar

2. Pindahkan penandatanganan ke sistem yang menerbitkan sertifikat elektronik

3. Hapus berkas tanda tangan pindaian yang tersimpan di komputer kerja

4. Tutup area tanda tangan pada dokumen yang akan diunggah ke publik

5. Periksa secara berkala apakah nama Anda muncul pada dokumen yang tidak dikenal

Langkah ketiga biasanya paling berat dijalankan. Kemudahan jangka pendeknya nyata, tetapi risikonya menumpuk tanpa terlihat.

Yang Perlu Dilakukan Bila Sudah Disalahgunakan

Mengumpulkan bukti lebih dulu

Reaksi pertama sebaiknya bukan membantah di ruang publik. Tiga hal berikut lebih berguna dilakukan lebih awal:

• Simpan berkas yang beredar beserta jalur penyebarannya

• Catat waktu Anda pertama kali mengetahuinya

• Kumpulkan dokumen sah yang memuat tanda tangan Anda sebagai pembanding

Setelah bahan terkumpul, sampaikan bantahan resmi kepada pihak yang terdampak. Pelaporan ke aparat dapat dipertimbangkan bila kerugiannya nyata.

Satu hal lain sebaiknya dilakukan sedini mungkin. Beri tahu pihak yang berpotensi menerima dokumen tersebut. Pemberitahuan awal sering memutus peredarannya sebelum kerugiannya melebar.

Menggeser Dasar Keabsahan dari Gambar ke Sertifikat

Yang berubah ketika sertifikat dipakai

Persoalan mendasarnya terletak pada satu hal. Sebuah gambar tanda tangan tidak terikat pada dokumen yang memuatnya. Memindahkannya ke berkas lain tidak meninggalkan bekas apa pun.

Tanda tangan elektronik bersertifikat bekerja terbalik. Identitas penanda tangan diperiksa lebih dulu, lalu hasilnya dikunci pada isi dokumen. Pemeriksaan keaslian pun selesai dalam hitungan detik, bukan berminggu-minggu. Beban pembuktian kembali ke tempat yang semestinya.

Bagi Anda yang sedang mencari panduan cara Buat Tanda Tangan Digital, pastikan penyedianya terdaftar resmi. ezSign adalah layanan milik PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik non-instansi di bawah pengawasan Komdigi. Kebutuhan perorangan maupun organisasi sebaiknya dibicarakan lebih dulu sebelum memutuskan.

Pertanyaan yang Sering Muncul

1. Apakah tanda tangan hasil pindaian tidak sah sama sekali?

Tidak selalu tidak sah, tetapi nilai pembuktiannya lemah karena tidak terikat dokumen.

2. Apa langkah pertama bila tanda tangan saya dipakai orang lain?

Simpan berkas yang beredar beserta jalur penyebarannya sebagai bahan pembuktian.

3. Apakah menutup area tanda tangan membuat dokumen jadi tidak resmi? Tidak, keabsahannya dapat dinyatakan melalui keterangan tertulis yang menyertainya.

Tentang ezSign for Business

ezSign for Business adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di bawah naungan KOMDIGI Republik Indonesia. ezSign menyediakan layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi yang menjamin keabsahan dan kekuatan hukum dokumen digital bagi bisnis dan institusi.

Press release ini juga sudah tayang di VRITIMES